Cómo Orkos agilizó los contratos de The Walt Disney Company.

Una aprobación de contratos de afiliados de The Walt Disney Company podía demorar hasta tres meses. El pedido pasaba por las áreas Comercial, Legales, Técnico, Planificación, Cobranzas y Facturación; cada una trabajaba con su información y buena parte del seguimiento ocurría por correo. Encontrar una versión anterior o saber dónde estaba detenido un contrato requería consultar a varias personas.

Entender el trabajo de cada área

En Orkos conversamos con quienes participaban del circuito para entender qué necesitaban consultar, aprobar y registrar. Con esa información modelamos el proceso completo antes de desarrollar la plataforma. El objetivo era que cada área pudiera intervenir sobre el mismo contrato y seguir su estado, sin reconstruir el historial entre herramientas.

Una plataforma para seguir el contrato de principio a fin

Desarrollamos un entorno web que reúne la información de cada contrato. Las aprobaciones pueden hacerse por correo electrónico y quedan registradas en el circuito. Las alertas y los recordatorios acompañan los pasos pendientes, mientras la firma digital integrada con Docusign permite completar el proceso desde la misma plataforma.

También incorporamos acceso a la información histórica y métricas del proceso para que los equipos pudieran consultar el estado de los contratos sin pedir reportes por separado. Después capacitamos a los usuarios en la plataforma y en el nuevo circuito, y acompañamos a las áreas y regiones durante la adopción.

El resultado

El circuito que podía demorar hasta tres meses pasó a resolverse cinco veces más rápido. Las seis áreas trabajan sobre una misma gestión, con las aprobaciones, los recordatorios y la firma registrados en un solo lugar.

Hablemos de cómo se gestionan hoy los contratos en tu organización.