Automatización de procesos: por dónde empezar.

Un pedido llega al equipo de soporte, alguien lo clasifica, busca información en otra herramienta y avisa por correo a quien tiene que resolverlo. Es un circuito conocido, con varios pasos que se repiten. Antes de automatizarlo conviene entender qué decisiones requieren una persona y qué acciones pueden seguir una regla estable.

Elegir el primer proceso

Un buen punto de partida es un proceso frecuente, con un inicio y un resultado claros. Hay que observarlo con quienes lo ejecutan: qué información reciben, dónde la completan, qué excepciones aparecen y cuándo interviene otra área. El diagrama del proceso tiene que incluir también lo que ocurre cuando faltan datos o una aprobación se rechaza.

Con ese recorrido a la vista, se puede decidir qué automatizar. Una alerta puede abrir un ticket; una aprobación puede activar una tarea; un cambio de estado puede avisar al siguiente equipo. En cada caso, la automatización necesita registrar qué ocurrió para que las personas puedan seguir el trabajo.

Conectar las herramientas que ya usa el equipo

Muchas tareas cruzan la gestión de servicios, el monitoreo, el inventario y los canales de comunicación. Orkos diseña integraciones entre esas plataformas para que cada una cumpla su función y la información llegue al lugar donde se toma la siguiente decisión. Así trabajamos, por ejemplo, en la conexión entre Dynatrace e InvGate Service Management: la anomalía detectada genera un ticket y la acción de remediación queda registrada en él.

La elección de tecnología viene después de definir el circuito. Puede resolverse con funciones de las plataformas existentes, con conexiones por API o con un flujo de orquestación. Lo que importa es que el equipo pueda entenderlo, intervenir cuando haga falta y mantenerlo cuando cambie el proceso.

Probarlo con quienes van a operarlo

Antes de extender una automatización, conviene probar pedidos normales y excepciones. El equipo puede comprobar si recibe la información que necesita, si las aprobaciones llegan a la persona correcta y si el historial permite explicar cada resultado. Esa prueba también muestra qué instrucciones y capacitación hacen falta para sostener el circuito.

En Orkos trabajamos desde el proceso hasta su implementación y adopción. Hablemos del circuito que querés automatizar.